Leitfaden Belbo

• Teammitglieder

  Jeder von euch hat ein eigenes Profil bei Belbo, welches nach der Schulung angelegt wird. Dein Profil wird an jedem Standort hinterlegt und hat eine eigene PIN. Mit dieser Pin kannst du Termine anlegen, verschieben, löschen und vieles mehr. Die Pin bekommst du nach der Erstellung deines Accounts vom Büro mitgeteilt. Sollte deine Pin an irgendeinem Standort nicht funktionieren, melde dich im Büro, damit wir das überprüfen können. In deinem Profil werden auch deine Arbeitszeiten angelegt. Falls du also mal vergessen hast, wann du am nächsten Tag arbeitest, dann schau einfach bei Belbo rein, dort siehst du deine Arbeitszeit.

• Kund*innen

  Legst du einen neuen Termin im Terminkalender an, dann klicke einfach auf die gewünschte Uhrzeit und es öffnet sich das Terminbuchungsfeld. Gib dort Namen und Telefonnummer des Kunden an und falls vorhanden auch gerne die E-Mail-Adresse. So haben wir mehrere Möglichkeiten, den Kunden im Notfall zu kontaktieren. Bei der Eingabe des Namens gibt es meistens schon Vorschläge von bereits vorhandenen Kundenprofilen, schau dort einfach, ob Name und Telefonnummer stimmen, dann kannst du dieses Profil verwenden und der Kunde bekommt nicht noch ein Profil. Das bereits vorhandene Profil verwendest du, indem du einfach darauf klickst. Dann übertragen sich die Daten in deinen neuen Termin und du musst nur noch die Dienstleistung einbuchen. Falls der Kunde eine Info zu dem Termin da lassen möchte oder du etwas für die Kollegin hinterlegen willst, kannst du das bei “Terminnotiz” eintragen.

  Du kannst auch eine Kundenakte neu anlegen, ohne einen Termin einzubuchen. Dafür gehst du auf die Kundenübersicht “Kunden”. Dort kannst du über einen Klick auf “+ Neuer Kunde” eine neue Kundenkartei anlegen. Denk auch hier wieder daran, alle Daten des Kunden aufzunehmen und zu speichern. Möchte der entsprechende Kunde dann später einen Termin vereinbaren, erscheint dieses Profil bei den Vorschlägen, wenn du den Namen eingibst.

  Du kannst die Daten in einem Kundenprofil auch selbstständig ändern. Entweder rufst du dir das Kundenprofil über den Termin im Kalender auf und klickst im Termin einfach auf den Namen. Oder du gibst den Namen des Kunden in der Kundendatenbank ein. Dort kannst du Namen, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geschlecht und auch den Kundenstatus ändern. Im Kundenprofil siehst du außerdem alle Termine, das Bonusprogramm und auch die Nachrichten, die der Kunde von uns erhalten hat.

• Kundenstatus

  Jedem Kunden kann ein eigener Kundenstatus zugewiesen werden, damit wir diese in der Kundenübersicht unterscheiden können. Wir stellen euch jeden Kundenstatus mit Erklärung vor, damit ihr die Kunden in den richtigen Kundenstatus einsortieren könnt. Einige Status sind mit einem Symbol hinterlegt, sodass bei jedem Termin im Kalender bereits das Symbol angezeigt wird.

  Neukunde: der Status, der Neukunden automatisch vergeben wird, wenn diese entweder von einem Mitarbeiter in den Kalender eingetragen werden, oder online buchen & das erste Mal zu uns kommen

  Standardkunde: Kunden die schon öfter bei uns waren und keine dann dementsprechend keine Neukunden mehr sind

  Stammkunde: Kunden, die schon sehr oft bei uns waren und regelmäßig für Termine kommen (z.B. ab 20 Terminen)

  Model: Kunden, die sich bei Schulungen als Modelle zur Verfügung stellen. Bitte hier den Kundenstatus nicht einfach ändern, außer diese möchten nicht mehr als Modell kommen oder haben sich nicht als Modell geeignet. Wir finden die Kunden sonst nicht mehr wieder, wenn sie in einen anderen Status geändert werden.

  Family & Friends 20%: Kunden mit diesem Status erhalten 20 % Rabatt auf ihre Behandlung. Freunde und Familienmitglieder von Waxcat-Mitarbeitenden können in diese Liste aufgenommen werden, sofern sie neu bei Waxcat sind und bisher noch keine Behandlung bei uns hatten. Jeder Mitarbeitende kann maximal drei Personen für diese Liste bestimmen. Wenn du jemanden hinzufügen möchtest, gib bitte kurz im Büro Bescheid.

  Treatwell: Kunden, die über Treatwell buchen, bekommen diesen Kundenstatus. Diese Kunden bekommen kein Bonusprogramm und keine Rabatte. 

  Influencer: Kunden, die als Influencer*innen zu uns kommen und Bilder/Videos für Social-Media aufnehmen, um dies dann dort als Werbung zu posten. Diese Kunden bekommen einen Rabatt von uns, der fällt unterschiedlich aus und muss vom Büro freigegeben werden. Wenn dieser nicht im Termin hinterlegt ist, dann im Büro nachfragen. Keine Rabatte einfach so herausgeben, nur weil die Kunden das sagen!

  Vorkasse: Kunden mit diesem Kundenstatus müssen ihre Termine immer online bezahlen, bevor Sie buchen können. Diesen Status könnt ihr unzuverlässigen Kunden zuordnen, z.B. Kunden, die oft kurzfristig Termine absagen oder einfach nicht kommen. Für diese Kunden nehmen wir keine telefonischen Termine entgegen! Diese müssen online oder vor Ort mit Anzahlung buchen. 

  Gesperrt: Kunden mit diesem Status bekommen keine Termine bei Waxcat! Sie haben sich unangemessen Verhalten oder Ähnliches und deshalb keine Möglichkeit mehr bei uns zu buchen. Keine Kunden mit diesem Status annehmen. Wenn ihr Kunden in diese Kategorie packt, dann bitte im Kundenprofil kurz hinterlegen, weshalb der Kunde diesen Status hat, damit auch andere das nachvollziehen können.

  Mitarbeiter: Alle Personen, die bei Waxcat arbeiten und Termine buchen, bekommen diesen Status. Die Behandlungen sind kostenlos für alle Mitarbeitenden von Waxcat. Studio-Mitarbeitende können sich in freien Zeiten gerne spontan gegenseitig behandeln. Office-Mitarbeitende haben die Möglichkeit, am jeweiligen Tag spontan einen Termin zu buchen.

  Studio Login: Das sind die “Kundenprofile” von euren Logins des jeweiligen Studios. Dort keine Kunden hinzufügen und auch die Studio Login Profile dort lassen.

• Duplikate

  Wenn es in unserer Kundendatenbank verschiedene Kundenkarteien mit identischen Merkmalen gibt, entsteht in jeder dieser Karteien der Untermenüpunkt Duplikate. Sollte es sich um dieselbe Person handeln, welche versehentlich doppelt angelegt wurde, können wir die Kundenkarteien zusammenlegen, um saubere Daten zu erhalten. Der neue Punkt “Duplikate” findet man im Kundenprofil unter “Nachrichten”. Dort werden dann alle Kundenprofile aufgelistet, die Ähnlichkeiten haben und die man zusammenlegen kann. Wenn die Daten übereinstimmen (z.B. Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse), dann können wir diese zu einem Profil zusammenlegen.

   

  In der Zeile jedes Duplikats befindet sich die Schaltfläche „Ja/Nein“. Stimmen die Daten mit dem obersten Profil (in grün gefärbt) überein, dann kannst du auf “Ja” klicken. Passen die Daten nicht, dann klick “Nein”. Nach Klick auf „Zusammenlegen“ kommst du zur Vergleichsansicht, in welcher du festlegen kannst, welche Daten in die neue Kartei übernommen werden. In der Spalte mit dem Spaltentitel „Neu“ befinden sich die Daten, welche in die neue Kartei aufgenommen werden. Wähle hier unter den sich widersprechenden Daten die korrekten Daten aus, oder gib die korrekten Daten händisch ein. Klicken Sie dann auf „Speichern“. Die Kundenkarteien sind nun verschmolzen. Alle Daten und Termine wurden übernommen und sind weiterhin verfügbar. Bitte füg nur Duplikate zusammen, bei denen die Daten im Kundenprofil auch übereinstimmen. Namen können sich immer mal gleichen, dazu sollte auch noch Handynummer oder E-Mail-Adresse übereinstimmen.

   

  Duplikate können durch dich vermieden werden! Duplikate entstehen durch das erneute Eintragen der Kundendaten im Kalender. Sobald du die Anfangsbuchstaben des Namens in den Termindialog eingibst, erhältst du Vorschläge für bereits bestehende Kunden.

   

  Wenn du einen Termin für einen Bestandskunden einträgst, solltest du auch den Namensvorschlag anklicken. Prüfe immer, ob die Telefonnummer übereinstimmt. Nur wenn es sich um einen Neukunden mit einem ähnlichen Namen handelt, trage den Namen manuell ein. Nachdem du den neuen Termin gespeichert hast, entsteht automatisch eine neue Kundenkartei für diesen Kunden.

• Termin kassieren

  Wenn du einen Termin kassieren möchtest, welcher bereits im Kalender steht, kannst du einfach auf den Termin klicken. Du findest aktuelle Termine auch in der Kassenübersicht und kannst darüber kassieren.

   

  Möchtest du einen Termin in der Kassenübersicht kassieren, dann gehe wie folgt vor:

  1. Klicke „Kasse“ oben rechts in der Hauptnavigation
  2. Wähle den anstehenden Termin aus. Alle noch nicht kassierten Termine des Tages innerhalb der nächsten 2 Stunden werden hier aufgelistet.
  3. Füge die Dienstleistung oder die Produkte hinzu, die abgerechnet werden sollen.
  4. Füge Rabatte über den Rabattknopf hinzu und dokumentiere, warum ein Rabatt gegeben wurde. Sofern ein Rabatt vorgesehen ist.
  5. Klicke auf „Bezahlung“ und wähle die Zahlungsart aus.
  6. Klicke auf „abschließen“ und drucke, wenn gewünscht, den Beleg aus.

   

  Möchtest du einen Termin in der Kalenderübersicht kassieren, dann gehe wie folgt vor:

  1. Klicke auf den Termin im Kalender, der kassiert werden soll.
  2. Klicke rechts in der Leistungstabelle auf „Kassieren“.
  3. Füge die Dienstleistung oder die Produkte hinzu, die abgerechnet werden sollen.
  4. Füge Rabatte über den Rabattknopf hinzu und dokumentiere, warum ein Rabatt gegeben wurde. Sofern ein Rabatt vorgesehen ist.
  5. Klicke auf „Bezahlung“ und wähle die gewünschte Zahlungsart aus.
  6. Klicke danach auf “Abschließen” und drucke, wenn gewünscht, den Beleg.

• Laufkunden kassieren

  Du kannst einen Laufkunden kassieren, wenn du auf “Kasse” oben rechts in der Hauptnavigation klickst und dann „Laufkunde kassieren“ wählst.

  1. Klicke dort auf „Laufkunde kassieren“, wähle den Mitarbeiter aus und gib deine persönliche PIN ein.
  2. Füge die Dienstleistung oder die Produkte hinzu, die abgerechnet werden sollen.
  3. Klicke auf „Bezahlung“ und wähle die Zahlungsart aus.
  4. Anschließend klickst du auf “Abschließen” und druckst, wenn gewünscht, den Beleg aus.

   

  Über diese Funktion kannst du den Kunden auch einfach Produkte verkaufen, wenn diese nur für den Produktverkauf ins Studio gekommen sind. Generell ist es immer besser, wenn ihr den Namen und Telefonnummer immer eingebt, damit wir die Daten bei uns hinterlegt haben und so auch sehen können ob diese Kunden nochmal zu uns kommen. Hinterlegt also, wenn möglich, immer die Kundendaten und kassiert Laufkunden nur im Notfall so ab.

• Mehrere Termine zusammen kassieren

  Mit der Funktion „Sammelbon“ in der Kasse können mehrere Termine gemeinsam bezahlt werden.

   

  Hat ein Kunde z.B. zwei Termine gebucht statt beide Dienstleistungen in einem, dann könnt ihr beide Termine zusammen über diese Funktion abkassieren. Das ganze geht natürlich auch, wenn zwei oder mehrere Personen zusammen beim Waxing sind und eine Person alle Termine bezahlen möchte, so könnt ihr diese Funktion nutzen und müsst die Termine nicht einzeln kassieren.

   

  1. Öffne die “Kasse” und klicke auf “Sammelbon”. Dort bekommst du erstmal eine Liste an allen offenen Terminen. In diesem Schritt markierst du die Termine, welche gemeinsam bezahlt werden sollen.
  2. Der nächste Schritt ist der gemeinsame Kassiervorgang. Im Kassiervorgang siehst du die gebuchten Leistungen der einzelnen Kunden. Hier kannst du auch noch Leistungen oder Produkte bearbeiten bzw. hinzufügen.
  3. Wenn du alles überprüft hast, klicke auf Bezahlung und schließe den Kassiervorgang ab.
  4. Wähle die Zahlungsart, klicke danach auf “Abschließen” und drucke, wenn gewünscht, den Beleg aus.

• Zahlungsarten

  Im Kassiervorgang findest du verschiedene Möglichkeiten, wie der Kunde bezahlen kann. Hier eine kurze Auflistung mit Erklärung der Zahlungsarten, sodass du immer das richtige auswählst.

   

  Bar: Der Kunde möchte seinen Termin oder das Produkt mit Bargeld vor Ort bezahlen.

  EC: Der Kunde möchte seinen Termin oder das Produkt mit einer EC-Karte vor Ort bezahlen. Frage immer nach, ob es sich um eine EC-Karte oder Kreditkarte handelt, damit du die richtige Zahlungsart bei Belbo hinterlegst.

  Kreditkarte (Visa & Mastercard): Der Kunde möchte seinen Termin oder das Produkt mit einer Kreditkarte (Visa oder Mastercard) vor Ort bezahlen. Frage immer nach, ob es sich um eine EC-Karte oder Kreditkarte handelt, damit du die richtige Zahlungsart bei Belbo hinterlegst. Prüfe auch, ob es sich um eine Visa- oder Mastercard handelt, da es auch noch andere Kreditkartenanbieter gibt.

  American Express: Der Kunde möchte seinen Termin oder das Produkt mit einer American Express Kreditkarte vor Ort bezahlen. Frage immer nach, ob es sich um eine EC-Karte oder Kreditkarte handelt, damit du die richtige Zahlungsart bei Belbo hinterlegst. Prüfe auch, ob es sich um eine American Express Kreditkarte handelt, da es auch noch andere Kreditkartenanbieter gibt.

  Gutscheine: Der Kunde möchte seinen Termin oder das Produkt mit einem Gutschein vor Ort bezahlen. Dafür benötigst du den Gutscheincode. Entweder hat der Kunde den Gutschein online gekauft oder vor Ort in einem unserer Studios.

  Onlinezahlung Belbo: Der Kunde hat seinen Termin bei seiner Onlinebuchung über unser System vorab bezahlt. In der Buchung ist dann schon hinterlegt, dass dies eine Buchung mit Bezahlung über unser System war. Möchtest du das nochmal prüfen, kannst du dies in den Einstellungen über die Funktion “Onlinebezahlung”. Dort sind alle Onlinebezahlungen hinterlegt. Behauptet der Kunde, er hat bereits online bezahlt, dann prüfe dieses immer nach, frag im Büro nach, wenn du dir unsicher bist. Normalerweise steht dies immer direkt im Termin!

  Treatwell: Der Kunde hat seinen Termin über Treatwell gebucht und dort bereits online bezahlt. Dies sollte auch immer in der Terminnotiz vermerkt sein. Gibt es keine Vermerke und auch keine hinterlegte Anzahlung bei einem Treatwell Termin, dann wurde dieser nicht vorab bezahlt und der Kunde muss vor Ort bezahlen. Frag im Büro nach, wenn du dir unsicher bist oder der Kunde etwas anderes behauptet.

  Paypal: Der Kunde möchte seinen Termin oder das Produkt mit PayPal vor Ort bezahlen. In jedem Studio ist ein QR-Code für die Bezahlung mit Paypal. Lass dir die Bestätigung über die Bezahlung mit Paypal von dem Kunden zeigen.

  Rechnung: Der Kunde bezahlt seinen Termin auf Rechnung. Er bekommt also eine Rechnung von uns und überweist uns den offenen Betrag dann. Diese Funktion benötigt ihr nicht, da alle Kunden spätestens direkt im Anschluss an ihre Dienstleistung bezahlen.

• Rechnungen stornieren

  Wenn du mal eine Rechnung stornieren musst, weil du z.B. eine Dienstleistung oder ein Produkt vergessen hast oder die Zahlungsweise verwechselt hast, dann gehst du wie folgt vor.

   

  1. Klicke auf den Termin und dann rechts auf “Rechnung einsehen”.
  2. Ganz unten findest du die Funktion “Rechnung stornieren”, wähle dies aus.
  3. Nun musst du einen Grund für die Stornierung auswählen. Falls der Grund nicht auf der Liste steht, kannst du in dem Textfeld deinen Grund zu stornieren beschreiben.
  4. Nachdem du den Grund ausgewählt und auf Speichern geklickt hast, kannst du im nächsten Schritt den Fehler korrigieren.
  5. Du kannst den Preis oder die Zahlungsweise ändern, neue Leistungen und Produkte hinzufügen oder den Kunden wechseln.
  6. Wenn du den gemachten Fehler korrigiert hast, schließe wie gewöhnlich den Kassiervorgang ab.

   

  Achtung: Sollte von dem Tag, an welchem die Korrektur vorgenommen wurde, bereits ein Tagesabschluss bestehen, muss dieser neu erstellt werden – ebenso wie an den Folgetagen bis in die Gegenwart, falls der Kassenstand durch die Änderung betroffen war.

• Retouren

  Es kommt vor, dass Kunden gekaufte Produkte zurückbringen. Denk daran dir den Beleg von dem Kauf zu zeigen. Um diese zu verbuchen, kannst du die Retour-Schaltfläche in der Kasse nutzen. So stellst du sicher, dass Kassenstand und Warenbestand stets korrekt sind.

   

  Um eine Retour korrekt zu verbuchen und das Geld in bar auszuzahlen, gehe wie folgt vor:

  1. Klicke in der Hauptnavigation auf die Kasse. Hier findest du die Schaltfläche „Retour“.
  2. Wähle das Kaufdatum der Ware und klicke anschließend auf das Produkt, welches zurückgegeben wird.
  3. Sollte die Kundin ein anderes Produkt erwerben, kann es dem Kassiervorgang hinzugefügt werden.
  4. Klicke auf „Bezahlung“ und wähle die Zahlungsart, mit welcher der Kundin die Ware rückerstattet wird, im Normalfall ist dies Bargeld, und schließe den Vorgang ab.
  5. Nimm im Falle der Bargeldrückgabe das Geld aus der Kasse und gib es der Kundin zurück.

   

  Wenn du der Kundin anstelle von Bargeld einen Gutschein über die Höhe des zurückgegebenen Produktes ausstellen willst, musst du wie folgt vorgehen:

  1. Klicke in der Hauptnavigation auf die Kasse. Hier findest du die Schaltfläche „Retour“.
  2. Wähle das Kaufdatum der Ware und klicke anschließend auf das Produkt, welches zurückgegeben wird.
  3. Klicke auf „+ Gutschein verkaufen“ und ändere den Preis des Gutscheins in denselben Wert von dem Produkt, welches zurückgegeben wird.
  4. Der Gesamtpreis sollte nun 0,00 sein.
  5. Klicke auf „Bezahlung“ und schließe den Vorgang ab. Teile der Kundin den Gutscheincode mit.
  6. Eine Zahlungsart muss bei einer Rechnungssumme von 0,00 nicht ausgewählt werden. 

• Rabatte

  In Belbo gibt es voreingestellte Rabatte. Bitte lege keine eigenen Rabatte manuell an, sondern nutze ausschließlich die vorhandenen.

  Wenn es voreingestellte Rabatte gibt, dann findest du diese im Kassiervorgang unter der Option “Rabatt”. Diese gibt es aber nur, wenn wir irgendwelche Aktionen oder Gewinnspiele machen. Ist dort nichts hinterlegt, dann gibt es auch keine aktuellen Rabatte.

  Du kannst einen Rabatt auf eine Dienstleistung oder ein Produkt vergeben oder auf den Gesamtbetrag. Wenn der Rabatt auf den Gesamtbetrag gelten soll, dann wählst du “Rabatt” neben der Summe aus. Andernfalls wählst du “Rabatt” neben der jeweiligen Dienstleistung aus.

  Rabatte gibt es zum Beispiel für Family&Friends, dieser gilt auf den Gesamtbetrag. Influencer bekommen bei uns auch Rabatte, diese werden aber vom Büro eingetragen. Ist ein Influencer vor Ort und sagt, er bekommt einen Rabatt, obwohl keiner eingetragen ist, dann halte bitte Rücksprache mit dem Büro.

  Niemand bekommt einfach so einen Rabatt, wenn das nicht irgendwo steht oder bereits hinterlegt ist!

• Gutscheine verkaufen

  Um Gutscheine zu verkaufen, muss im Kassiervorgang auf „Gutschein verkaufen“ geklickt werden. Hier kannst du dann den vorkonfigurierten Gutschein auswählen und den Betrag, wenn notwendig, ändern.

  1. Kassiervorgang für Laufkunde oder Terminkunde starten. Laufkunden kannst du über die “Kasse” kassieren.
  2. „+ Gutschein verkaufen“ auswählen und den Wert des Gutscheins einstellen.
  3. Hier siehst du bereits die Gutscheinnummer, die du auf einem Gutscheinvordruck notierst, damit der Kunde diese zum Einlösen nutzen kann. Bitte versehe den Gutschein und die Gutscheinnummer mit einer Unterschrift und Datum, um die Echtheit zu garantieren.
  4. Kassiere den Kunden ganz normal ab.

• Gutscheine einlösen

  Wenn ein Kunde einen Gutschein mitbringt, kannst du diesen über das Kassensystem einlösen.

  Um Gutscheine einzulösen, benötigst du mindestens ein Identifikationsmerkmal: Die fortlaufende Gutscheinnummer oder den Onlinegutscheincode.

  Ablauf der Gutscheineinlösung:

  1. Starte den Kassiervorgang des Termins.
  2. Klicke auf „Gutschein einlösen“
  3. Gib mindestens 3 Zeichen der Gutscheinnummer ein. Zum Beispiel: „091“ für den Gutschein mit der Nummer WXC–000091. Sollte der Gutschein in einem anderen Standort gekauft worden sein, kannst du ebenfalls hier darauf zugreifen. Die anderen Standorte mit möglichen passenden Gutscheinen werden neben “Dieser Standort” angezeigt. Schaue in allen vorgeschlagenen Standorten, wenn du einen Gutschein suchst.
  4. Wähle den Gutschein aus.
  5. Das Dialogfenster zeigt dir den Gutscheinwert und den Preis der zu kassierenden Leistung. Trage die gewünschte Einlösesumme in das Gutscheinfeld ein (ein sinnvoller Wert ist bereits vorausgefüllt).
  6. Ist noch ein Restwert auf dem Gutschein vorhanden, dann notiere das für den Kunden auf dem Gutschein.

   

  Hat der Kunde zwei oder mehr Gutscheine, dann kann er auch mehrere Gutscheine einlösen. Dafür wiederholst du den Ablauf der Gutscheineinlösung einfach nochmal, nur mit der anderen Gutscheinnummer.

  Reicht der eingelöste Gutschein nicht für die in Anspruch genommene Leistung aus, wird der Restbetrag mit einer anderen Zahlungsweise vorgenommen. Nach Einlösung des ersten Gutscheins siehst du die Übersichtsseite mit den angebotenen Zahlungsweisen. Wenn der Kunde den Restbetrag mit einer weiteren Zahlungsweise begleicht, gehst du folgendermaßen vor:

  1. Klicke auf die gewünschte Zahlungsweise (zum Beispiel „EC“ oder „Bar“)
  2. Gib die mit dieser Zahlungsart gezahlte Summe ein (ein sinnvoller Wert wird vorausgefüllt).
  3. Soll noch eine weitere Zahlungsart hinzugefügt werden, wiederhole Schritt 2.

• Tagesabschluss

  Der Tagesabschluss muss täglich am Abend nach dem letzten Termin erstellt werden. Dafür gehst du auf die Kasse und dann auf “Abschlüsse”. In der Übersicht findest du alle vergangenen Tagesabschlüsse und kannst den Abschluss für den aktuellen Tag erstellen.

  Vor der Erstellung des Tagesabschlusses müssen alle Termine des Tages kassiert und alle Barausgaben hinterlegt werden.

   

  1. Gibt es am aktuellen Tag offene Buchungen, welche noch nicht in einem Abschluss enthalten sind, erscheint die Information ganz oben, wie viele Buchungen bereits vorhanden und noch nicht abgeschlossen sind. An dieser Stelle kann mit der Schaltfläche „+Tagesabschluss erstellen“ bequem der Abschluss des Tages erstellt werden. Prüfe nochmal, ob es sich wirklich um das aktuelle Datum handelt.
  2. Bei der Erstellung des Tagesabschlusses muss der Kassenbestand gezählt und mit dem angezeigten Kassenbestand abgeglichen werden. Prüfe die gezeigten Bar-Einnahmen sowie die Bargeldsumme unter „Kassenstand Ende“. Nutze das Zählprotokoll, um dir das Zählen des Bargeldbestandes zu erleichtern. Existiert ein Fehlbetrag, muss dieser von dir mit den Kolleginnen des Tages ausgeglichen werden. Prüfe, wo der Fehler liegen könnte, sprich mit deiner Filialleitung und gib notfalls im Büro Bescheid.
  3. Die Gesamtsumme der Kartenzahlungen muss abgeglichen werden und stimmen. Überprüfe das mit dem Kassenschnitt.
  4. Besonderheiten kannst du im Kommentarfeld notieren.
  5. Du hast beim Klick auf „+Tagesabschluss erstellen“ automatisch einen Tagesabschluss-Entwurf erstellt. Dieser kann problemlos geprüft sowie wieder geschlossen und korrigiert werden. Klicke erst auf „Speichern“, wenn der Abschluss erstellt werden soll.

  An geschlossenen Tagen, an welchen keine Buchungen stattfanden, muss kein Abschluss erstellt werden.

  Sollten sich Diskrepanzen zeigen (z.B. aufgrund falsch kassierter Termine mit verwechselten Zahlungsarten), können im Reiter „Details“ die Buchungen des Tages analysiert werden. Solange es sich um einen Tagesabschlussentwurf handelt, können die verwechselten Zahlungsarten im Details-Reiter verändert werden. Sollten Barausgaben vergessen worden sein, können diese im Reiter „Ausgaben“ hinterlegt werden. Nachdem alle Korrekturen vorgenommen wurden, kann die Übersichtsseite des Abschlussentwurfs erneut aufgerufen und die „Speichern“-Schaltfläche betätigt werden.

  Muss ein Tagesabschluss korrigiert und deswegen gelöscht werden, dann melde dich im Büro, damit wir diesen Tagesabschluss löschen und du einen neuen erstellen kannst.

• Ausgaben

  Wenn du Geld aus der Kasse nimmst, zum Beispiel um Waren zu kaufen, muss dieser Vorgang in der Kasse dokumentiert werden, um einen korrekten Barbestand zu gewährleisten.

  1. Klicke in der Kasse auf den Reiter „Ausgaben“ und klicke auf “+Ausgabe”.
  2. Füge entsprechende Rechnungsprositionen hinzu, gib dort den Betrag an und trage ein, wofür der Einkauf war.
  3. Notiere handschriftlich die automatisch generierte Belegnummer auf dem Kassenbeleg und schicke ein Foto von dem Beleg an team@waxcat.de
  4. Speichere abschließend die Ausgabe.

• Bonuskarte

  Über das Bonusprogramm wird nach jedem Kassiervorgang der bezahlte Betrag als Punkte im Bonusprogramm hinterlegt. Sobald 100 € bei uns ausgegeben wurden und dementsprechend 100 Punkte hinterlegt werden, können diese bei dem nächsten Termin eingelöst werden. Für 100 Punkte gibt es einen Rabatt von 3 € auf die Behandlung. Vor dem nächsten Kassiervorgang taucht der Hinweis von Belbo auf, dass die Bonuskarte voll ist und ihr diese anwenden könnt. Immer wenn das auftaucht, dann wendet das an, damit die Bonuspunkte auch eingelöst werden und nicht ewig angesammelt werden! 

  Es gibt immer nur ein Bonusprogramm, welches läuft und nicht mehrere, sonst bekommen die Kund*innen zu viel Rabatt. Wenn mehrere Bonusprogramme hinterlegt sind, dann sortiert das aus, sodass nur noch ein Programm übrig ist.

   

  Bei neuen Kund*innen oder bei einigen bestehenden Kund*innen ist manchmal noch kein Bonusprogramm hinterlegt. Das könnt ihr starten, indem ihr im Kassiervorgang aus “Bonusprogramm” klickt, dann werden direkt die ersten Punkte gutgeschrieben.

  Nicht alle Kund*innen bekommen Bonuspunkte! Kund*innen der Kategorie Family&Friends, Treatwell & Influencer bekommen keine Bonuspunkte und auch keine Rabatte über das Bonusprogramm! 

  Nachdem du eine Stempelkarte für einen Kunden gestartet hast, kannst du in der Kundenakte sehen, wie viele Stempel der Kunde bereits gesammelt hat. Hier können die Termine auch abgestempelt oder versehentliche Stempelungen korrigiert werden.

• Splitzahlungen

  Kund*innen können ihre Termine mit unterschiedlichen Zahlungsweisen bezahlen, wofür dann eine Splitzahlung im Kassiervorgang verbucht werden muss. Hat eine Kundin zum Beispiel 60 € online bezahlt und möchte vor Ort noch etwas Weiteres buchen, dann muss dieser Betrag vor Ort noch bar oder mit Karte bezahlt werden. Es kann auch sein, dass der Kunde einen Teil bar und einen anderen Teil mit Karte zahlen möchte, auch dann ist eine Splitzahlung notwendig.

  Hier einmal die Vorgehensweise für eine Splitzahlung:

  1. Nachdem du alle Rechnungsposten hinzugefügt hast, klickst du auf „Bezahlung“ im Kassiervorgang
  2. Klicke zunächst auf die erste Zahlart.
  3. Wähle dann auf dem Ziffernblock die gezahlte Summe aus. Dort kannst du dann einen Teilbetrag eingeben.
  4. Klicke danach auf die Zahlart, welche die Kundin als Zweites wählt, zum Beispiel „Bar“.
  5. Wähle den grünen Knopf zum Abschließen.

• Dienstplan anpassen

  Im Dienstplan können die Arbeitszeiten aller Teammitglieder hinterlegt werden. Ihr könnt eure Schichten selbständig innerhalb der Filiale tauschen und bei Belbo anpassen. Macht das am besten direkt über die Dienstplan-Funktion bei Belbo. 

  Dort könnt ihr die einzelnen Schichten auswählen und manuell ändern. Mit einem Klick auf die blau unterlegten Punkte könnt ihr die dort hinterlegten Zeiten einfach anpassen.

   

  Eine andere Option ist, dass ihr eine andere passende Schicht zu der Schicht, die ihr ändern wollt, kopiert. Dafür haltet ihr mit der Maustaste die Schicht und zieht diese zu der anderen herüber. Damit überschreibt ihr dann die ursprüngliche Schicht mit der neuen. 

   

  Ihr könnt auch den Weg über den Kalender wählen. Dort klickt ihr auf den Namen der Person, von der ihr an dem jeweiligen Tag die Schicht anpassen möchtet. Dann wählt ihr die Option “Arbeitszeiten ändern”. Hier bekommt ihr auch wieder die Ansicht von eben, nur dass ihr noch im Dienstplan seid. Mit einem Klick auf die blau unterlegten Punkte könnt ihr die dort hinterlegten Zeiten einfach anpassen.

   

  Welchen Weg ihr wählt, ist uns dabei egal, solange die Zeiten dann stimmen und alles richtig eingetragen ist.

  Wichtig ist, dass ihr immer die Treatwell Blocker mit drin lasst bzw. bei Bedarf neu erstellt, damit dort keine Termine hereinkommen, obwohl ihr gar nicht arbeitet.

   

  Wenn ihr Schichten tauscht und ändert, dann gebt uns danach kurz per E-Mail Bescheid, was ihr geändert habt, damit wir das in unserer Liste für die Abrechnung richtig hinterlegen können!

• Arbeitszeiterfassung

  Im Belbo Dienstplan ist die Arbeitszeiterfassung aktiviert, damit können eure Arbeitszeiten minutengenau erfasst werden. Im Kalender wird über eurem Namen “Arbeitszeitbeginn” oder “Arbeitszeitende” angezeigt.

  Nur Teammitglieder, welche an einem Tag eine eingetragene Arbeitszeit im Kalender haben, können sich ein- und auschecken. Über einen einfachen Klick auf “Arbeitszeitbeginn” oder “Arbeitszeitende” könnt ihr euch ein- bzw. auschecken. Bitte denkt dran euch bei jeder Schicht immer rechtzeitig ein- bzw. auszuchecken. 

  Einchecken könnt ihr euch maximal 5 Minuten vor Arbeitsbeginn. Auschecken sollt ihr euch nach Schichtende bevor ihr euch umzieht und fertig macht, da dies nicht mehr zu eurer Arbeitszeit zählt. Sobald ihr also die Schichtübergabe oder abends den Laden fertig gemacht habt, loggt ihr euch aus. 

  Solltet ihr euch mal vergessen haben einzuloggen oder auszuloggen, dann meldet euch einmal beim Büro, damit wir die Zeit anpassen können. 

• Belbo App

  Ihr könnt ihr eure Schichten, Termine und Pausen direkt in der Belbo App einsehen.
  Die App könnt ihr ganz einfach auf dem Handy nutzen oder euch über den Browser einloggen.

  So funktioniert’s:

  • Ladet euch die kostenfreie Belbo App im App Store (iOS) oder Play Store (Android) herunter
    oder

  • Loggt euch über den Browser ein: https://belbo.com/login

  Euer Zugang läuft über eure private E-Mail-Adresse, die auch für den Belbo-Login hinterlegt ist.
  Ihr solltet bereits einen Registrierungslink erhalten haben. Falls euer Zugang noch nicht aktiviert ist, meldet euch bitte, damit der Link erneut gesendet werden kann.

  Sollte es beim Login oder bei der Anzeige des Plans Probleme geben, wendet euch bitte direkt an Isabell.