Leitfaden Treatwell Buchungen

Dies ist eine kleine Anleitung, wie du mit eingehenden Buchungen von Treatwell umgehst. Alle Treatwell Buchungen kommen per E-Mail und müssen von uns bei Belbo eingetragen werden. Über Treatwell können ganz verschiedene Beauty Dienstleistungen gebucht werden und dort sind wir mit allen Filialen vertreten. Alle Behandlungen, die wir bei uns anbieten, können dort gebucht werden. Pro Behandlung bezahlt der Kunde bei Treatwell 2€ mehr als, wenn er direkt über uns buchen würde.

Eine neue Treatwell Buchungsmail sieht dann wie folgt aus:

Wenn du weiter herunterscrollst, dann findest du weitere Details zur Buchung. Wichtig ist hier der Betreff der E-Mail. Dort muss “Neue Treatwell Buchung” stehen. Nur dann muss der Termin auch neu bei Belbo eingetragen werden.

Wie trage ich den neuen Termin dann bei Belbo ein? Schau in der Termin-E-Mail von Treatwell für wann der Kunde seinen Termin gebucht hat und buche ganz normal bei Belbo für diese Zeit einen neuen Termin ein. Achte darauf, den Namen des Kunden richtig bei Belbo einzutragen. Wenn der Kunde schon mal bei uns war, dann werden dir Kunden mit diesem Namen bei Belbo vorgeschlagen. Stimmen Namen und Telefonnummer überein, kannst du das vorhandene Kundenprofil anklicken und verwenden.

War der Kunde noch nie bei uns, dann legst du quasi ein neues Profil an. Trage dafür bitte immer die Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Kunden ein, welche du auch in der E-Mail zur Buchung findest.

Dann trägst du die gebuchte Behandlung ein und den Treatwell Aufschlag. Den Treatwell Aufschlag findest du unter den Zusatzleistungen.

Der Kunde bezahlt pro Dienstleistung 2€ mehr (Waxing Dienstleistungen). Bucht der Kunde Oberschenkel, dann wählst du 2€ Treatwell-Aufschlag aus. Bucht der Kunde Oberschenkel und Intim komplett, dann wählst du 4€ Treatwell-Aufschlag aus. Schau dir also immer genau an, wie viele Dienstleistungen der Kunde gebucht hat, damit du den richtigen Aufschlag auswählst. Die Laser Kunden bezahlen 10€ Aufschlag pro Buchung mehr.

Am Schluss prüfst du nochmal, ob alle Daten richtig eingetragen sind und auch der Tag und die Uhrzeit stimmen. Des Weiteren ist es wichtig, dass du in der Terminnotiz einträgst, ob der Termin bereits über Treatwell bezahlt wurde oder nicht. Auch diese Information findest du in der Buchungsmail.

An der markierten Stelle steht dann entweder “Vorab bezahlt” oder “Nicht bezahlt”. Schreib in die Terminnotiz bei Belbo also ob der Termin bereits bezahlt wurde oder nicht und am besten auch den bezahlten Betrag. Sollte der Kunde vor Ort noch etwas dazu buchen, kannst du den bereits bezahlten Betrag gegenrechnen und rechnest das nicht versehentlich falsch ab.

Außerdem hat der Kunde bei Treatwell auch die Möglichkeit seinen Termin zu verschieben. Wenn der Kunde seinen Termin verschiebt, dann sieht die E-Mail wie folgt aus:

Wenn du das im Betreff der E-Mail liest, dann kannst du darauf schließen, dass dieser Termin bereits existiert. In der E-Mail steht nun das neue Datum des Termins. Am besten suchst du jetzt über die Kundenkartei nach dem Namen des Kunden oder der Handynummer, um das Kundenprofil und den dazugehörigen Termin zu finden. In der Kundenkartei siehst du unter “Termine” den nächsten offenen Termin. Merk dir Datum und Uhrzeit, gehe zurück auf den Belbo Kalender und suche dir den ursprünglichen Termin heraus. Wenn du den Termin dann auswählst, kannst du diesen über die “Verschieben” Funktion auf das neue Datum verschieben.

Hat sich nur die Uhrzeit und nicht der Tag geändert, kannst du den Termin auch manuell über Belbo verschieben indem du die linke Maustaste gedrückt hältst wenn du auf den Termin klickst. Diesen kannst du dann einfach mit gedrückter Maustaste verschieben.

Kunden können ihre Termine über Treatwell auch stornieren. Auch dazu gibt es immer eine extra E-Mail, die dann folgenden Betreff hat.

In der E-Mail siehst du in den Buchungsdetails das Datum und die Uhrzeit des gebuchten Termins. Nun kannst du im Belbo Kalender den Termin so absagen wie sonst auch. Sagt der Kunde kurzfristig ab, dann über den Status und Ausgefallen. Und wenn der Kunde einige Zeit im Voraus storniert, dann kannst du den Termin auch ganz aus Belbo löschen.

Rufen Treatwell Kunden an, um ihren Termin zu stornieren, dann teilt diesen bitte mit, dass sie das über Treatwell machen müssen, da sie darüber auch den Termin gebucht haben. Sonst wird auf Treatwell ein Termin abgerechnet, der gar nicht stattgefunden hat. Natürlich könnt ihr den Termin bei Belbo schon herausnehmen, wichtig ist nur das der Kunde nochmal selbstständig auf Treatwell storniert.

Wenn Treatwell Kunden über Treatwell bezahlen, dann müssen sie sich bei jeglichen Fragen zur Zahlung oder Erstattung an Treatwell wenden. Wir können bei diesen Zahlungen nicht weiterhelfen, da die Kunden über ein anderes System bezahlt haben und wir darauf keinen Zugriff haben.